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E-Mail versus Instant Messaging

Nach Brief, Fax und E-Mail wird nun das Instant Messaging (IM) mit seinem prominenten Vertreter "WhatsApp" als die Non-Plus-Ultra Form der Kommunikation gehandelt.
Die Welt wird immer schneller, und Kunden wollen nicht mehr warten.
Für die Generation "Ungeduld" sind E-Mail Antwort Zeiten von 3 Std. inakzeptabel, wo doch alle Freunde bei WhatsApp und Facebook immer sofort antworten.

Ist das einfach nur wieder so ein Hype, oder gibt es wirklich gute Gründe sich als Unternehmen mit der Technologie zu befassen? E-Mail hat sich als wichtigste Nachrichten Übermittlung innerhalb der Firma und mit Partnern und Kunden absolut etabliert. Nutzbar auf Desktop PC, Tablet und Smartphone ist es universell zu verwenden.
Aber schon 2012 hat McKinsey untersucht, wie neue Software für Kollaboration bei der Arbeit helfen kann.
Durchschnittliche Angestellte verbringen rund 28 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Veraltung der Emails. Weitere 20 Prozent der Zeit wird auf die Beschaffung interne Informationen zu Produkten, Diensten und Vorgängen verwendet.
( http://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy)

Nachteil von E-Mail
Sie kennen sicher das Problem mit CC und BCC und Reply - To All bei der E-Mail. Jemand setzt, manchmal versehentlich, ein dutzend Person "in CC". Bei einer Antwort, wird oft "Antwort an alle gewählt". Was zu einer unendlichen Flut an Nachrichten führt. Aus belanglosen Mails der Art "Wer kommt in der Mittagspause mit zum Chinesen" wird ein Wust von Antwort Mails. Die gelesen und dann auch noch archiviert werden müssen.
Beim IM ist das weniger Daten Müll. Antworten werden 1 zu 1 oder in einer festgelegten Gruppe "gepostet" und verschwinden anschliessend.

Was also tun?
- Ignorieren sorgt möglicherweise für Unmut.
- Reagieren?  Aber wie, wann und womit?

Die folgenden Abschnitte erläutern kurz und kompakt die Möglichkeiten und das Für und Wider einer Instant Messaging Lösung für ihr Unternehmen.

1. Funktionsweise

Über einen IM werden in der Regel kurze Nachrichten ausgetauscht, wie z.B. „Wo liegt das Angebot von Firma XY“ . Damit nicht alle Personen auch alle Nachrichten erhalten, werden Gruppen oder Kanäle eingerichtet. Bspl:  Marketing, Vertrieb, Einkauf, Personal, IT, Produkt-ABC, Projekt-XYZ. Auch die sozialen Themen wie Weihnachtsfeier und Freizeit Aktivitäten können hier Platz finden. Im Immobilien Sektor wären Kanäle pro Objekt, für bestimmte Versicherungsthemen oder externe Dienstleister sinnvoll. Die Archivierung dieser Daten ist weniger aufwändig, weil die ganzen „reply“ Anhänge nicht mehrfach gespeichert werden. Auch die gezielte Suche nach bestimmten Einträgen ist somit effizienter.


2.  Systembeschreibung

IM Software ist Server basiert. Die Daten liegen auf einem zentralen Server, auf den alle Nutzer gleichzeitig zugreifen können. Die Nutzung geschieht im Webbrowser, eine App für die gängigen Smartphones, Tablets, sowie kleinen Applets oder Widgets für Desktop Systeme. Wichtig ist, das die Nutzer schnell über eine neue, für sie bestimmte Nachricht informiert werden. Ein Stummschalten bei Besprechung oder wichtiger Arbeit ist in der Regel auch möglich.

Eine wichtige Frage ist die Form der Nutzung. Man unterscheidet zwischen
a)  Mieten als Software-as-a-Service (SaaS)
b) der Installation auf einem eigenen Server ( On Premise )

Insbesondere durch die ab Mai 2018 geltende Datenschutz Grundverordnung  (DSGVO) ist es vorteilhaft, einen Server Standort in Deutschland zu haben, damit alle Schutzrichtlinien zu erfüllen sind.

Hinweis: Prüfen Sie den Standort genau, denn auch einige in Deutschland ansässige Hoster haben ihre Server inzwischen im Ausland stehen.


3. Internen Test durchführen
Falls sie sich nun mit einem IM System beschäftigen wollen, nutzen sie es am besten zunächst für die oben erwähnten privateren Dinge. Planen Sie den nächsten Betriebsausflug, das Sommerfest oder eine Jubiläumsparty damit. Für alle, die mit SMS oder z.B. WhatsApp arbeiten wird das eine gewohnte Form der Nutzung sein, und auf keine großen   Schwierigkeiten stoßen. Holen Sie sich anschließend ein Feedback ein und werten dieses aus.


4. Welche Software
Vor dem Einsatz steht zuerst die Auswahl eines geeigneten Systems. Hier gibt es zahlreiche Kriterien zwischen Preis und Funktionalität.
Bekannt sind u.a. HipChat, Slack, Teamwire, Microsoft Teams oder Skype.

UPDATE: 9.2017
Eine detaillierte Übersicht finden Sie z.B. im Digital Magazin „t3n“ Ausgabe 49 (Q4.2017)
Dort sind 7 Systeme ausführlich beschrieben.

Einige Systeme haben auch Schnittstellen für die Integration mit anderen Systemen.
Dies ist insbesondere dann relevant, wenn Sie später weitere Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Terminplanung oder Projektmanagement ergänzen wollen. Solche Gruppen-Arbeits-Software (Groupware) kann die Produktivität noch weiter steigern.
 

5. Fazit
Instant Messaging Systeme können die Produktivität in Unternehmen steigern, da sie die Kommunikation auf die wichtigen Punkte fokussieren. Die Akzeptanz ist bei vielen durch die WhatsApp Nutzung auf dem Smartphone schon gegeben. Nutzen Sie für einen Test in der Firma den nächsten „Social Event“.
Dabei spielen dann auch die Datenschutz Anforderungen keine besondere Rolle.

Weitere Beiträge zu angrenzenden Themen:

-> Social Media Plattformen im Vergleich
-> Social media in der Wohnungswirtschaft
-> Cloud Software leicht erklärt

Merkmale:

Instant Messaging , E-Mail , Groupware



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